Eine Kündigung trifft einen kleinen Betrieb selten am Personal, aber oft am Wissen. Die Stelle lässt sich neu besetzen. Was die Person über Jahre gelernt hat, steht dagegen häufig nirgends: der Monatsabschluss mit seinen Eigenheiten, der Kunde, bei dem man immer zuerst anruft, die Maschine, die nur mit einem bestimmten Handgriff wieder anläuft.
Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie in der Kündigungsfrist systematisch vorgehen: herausfinden, was verloren gehen würde, Prioritäten setzen und das Wichtigste so festhalten, dass die Nachfolge damit arbeiten kann.
Die Frist ist kürzer, als sie aussieht
In der Schweiz beträgt die Kündigungsfrist ohne andere Vereinbarung im ersten Dienstjahr einen Monat, vom zweiten bis zum neunten Dienstjahr zwei Monate und danach drei Monate (Art. 335c OR). Arbeitsverträge und Gesamtarbeitsverträge können andere Fristen vorsehen.
Von dieser Frist bleibt in der Praxis weniger übrig:
- Ferienguthaben wird oft in der Kündigungsfrist bezogen.
- Das Tagesgeschäft läuft weiter. Wer geht, arbeitet bis zum letzten Tag normal mit.
- Die Nachfolge ist oft noch nicht da. Wenn sie erst nach dem Austritt beginnt, gibt es keine gemeinsame Zeit.
- Freistellung oder Krankheit können die gemeinsame Zeit auf null verkürzen.
Rechnen Sie deshalb nicht mit drei Monaten, sondern mit wenigen Wochen. Und beginnen Sie am Tag der Kündigung, nicht in der letzten Woche.
Welches Wissen geht verloren?
Nicht alles, was jemand weiss, ist gleich gefährdet. Hilfreich ist diese Unterscheidung:
| Art | Beispiel | Risiko |
|---|---|---|
| Abläufe | Lohnlauf, Monatsabschluss, Server-Update | hoch, wenn selten |
| Sonderfälle | «Bei Kunde X immer zuerst die Filiale anrufen» | sehr hoch, steht fast nie irgendwo |
| Zugänge | Bank, Portale, Lieferanten-Shops, Domain | hoch, oft an persönliche Adresse gebunden |
| Kontakte | Ansprechpersonen bei Kunden und Lieferanten | mittel |
| Ablageorte | Wo die Verträge liegen, welche Datei die aktuelle ist | mittel |
| Gründe | Warum etwas so gemacht wird | wird unterschätzt |
Am gefährdetsten sind nicht die täglichen Abläufe. Die hat die Nachfolge schnell gesehen. Gefährdet sind seltene Tätigkeiten (einmal im Jahr) und Sonderfälle, die niemand erwähnt, weil sie der Person selbstverständlich sind.
In 6 Schritten Wissen sichern
- Tätigkeiten sammeln. Setzen Sie sich in den ersten Tagen mit der Person hin und listen Sie alles auf, was sie macht. Hilfreich sind Kalender und Mails der letzten zwölf Monate, denn darin tauchen auch die Jahresaufgaben auf: Jahresabschluss, Lizenzverlängerungen, Zertifikate, Inventur.
- Bewerten. Halten Sie zu jeder Tätigkeit fest, wie oft sie anfällt, wer sie sonst noch kann und was passiert, wenn sie schiefgeht.
- Priorisieren. Zuerst kommt, was niemand sonst kann und selten oder kritisch ist. Häufige Tätigkeiten übernimmt die Nachfolge im Alltag ohnehin.
- Vormachen und mitschreiben. Die abgehende Person macht vor, die Nachfolge (oder wer übernimmt) schreibt mit, mit Fotos oder Screenshots. Wichtig: Wer übernimmt, schreibt. So merkt man sofort, wo etwas unklar ist, und die Anleitung ist in der Sprache der Person, die sie später braucht.
- Testen, solange die Person noch da ist. Die Nachfolge führt die Tätigkeit nur mit der Anleitung aus. Die abgehende Person schaut zu, greift nicht ein und ergänzt danach, was fehlte. Dann gibt sie die Anleitung frei.
- Zugänge und Kontakte übergeben. Separat von den Anleitungen, siehe unten.
Eine einfache Tabelle reicht als Arbeitsliste:
| Tätigkeit | Häufigkeit | Kann sonst noch | Priorität | Anleitung | Getestet |
|---|---|---|---|---|---|
| Lohnlauf | monatlich | niemand | hoch | ☐ | ☐ |
| Jahresabschluss vorbereiten | jährlich | niemand | hoch | ☐ | ☐ |
| Offerten erstellen | täglich | Anna | tief | — | — |
Zugänge und Passwörter
Zugänge gehören nicht in Anleitungen. Eine Anleitung wird weitergegeben, ausgedruckt und kopiert, ein Passwort darin ist nicht mehr zu kontrollieren. Stattdessen:
- Alle Zugänge auflisten, die die Person nutzt, auch die «nur kurz» angelegten.
- Passwörter in einen gemeinsamen Passwort-Manager des Betriebs übertragen, nicht per Mail oder Zettel.
- Konten auf Funktionsadressen umstellen, wo möglich (z. B. buchhaltung@ statt vorname@). Besonders wichtig bei Domain, Bank, Behördenportalen und Lieferanten.
- Zwei-Faktor-Geräte nicht vergessen. Hängt ein Zugang an ihrem privaten Handy, ist er nach dem Austritt weg.
- Am letzten Arbeitstag persönliche Zugänge deaktivieren und Passwörter von geteilten Konten ändern.
In der Anleitung steht nur, welcher Zugang gebraucht wird und wo er zu finden ist: «Zugang Bankportal: im Passwort-Manager unter Finanzen».
Wenn die Zeit nicht reicht
Manchmal gibt es keine gemeinsame Zeit: Freistellung, Krankheit, ein schwieriges Verhältnis. Dann hilft ein strukturiertes Gespräch von 60 bis 90 Minuten, besser als nichts. Gute Fragen dafür:
- Was machst du einmal im Jahr, und wann ist es das nächste Mal fällig?
- Bei welchen Kunden oder Lieferanten muss man etwas Besonderes wissen?
- Was würdest du deiner Nachfolge als Erstes sagen?
- Wo liegen die Dateien, die du am meisten brauchst, und welche davon ist die aktuelle?
- Was ist schon einmal schiefgegangen, und warum?
Schreiben Sie die Antworten sofort auf und machen Sie daraus in den Tagen danach Anleitungen. Aufnahmen des Gesprächs nur mit Einverständnis der Person.
Checkliste bei einer Kündigung
- ☐ Tätigkeiten der Person gesammelt (inkl. Jahresaufgaben aus dem Kalender)
- ☐ Nach Priorität sortiert: was kann niemand sonst?
- ☐ Nachfolge oder Übernahme pro Tätigkeit bestimmt
- ☐ Anleitungen für alle Tätigkeiten mit hoher Priorität geschrieben
- ☐ Jede davon von der Nachfolge getestet und von der abgehenden Person freigegeben
- ☐ Sonderfälle bei Kunden und Lieferanten festgehalten
- ☐ Zugänge im Passwort-Manager, Konten auf Funktionsadressen
- ☐ Zwei-Faktor-Geräte umgestellt
- ☐ Ablageorte bekannt, veraltete Kopien gelöscht
- ☐ Am letzten Tag: persönliche Zugänge deaktiviert, geteilte Passwörter geändert
Besser vorher: Ferien als Generalprobe
Am einfachsten ist Wissen zu sichern, bevor jemand kündigt. Eine gute Gelegenheit sind die Ferien: Wer zwei Wochen weg ist, schreibt vorher die zwei, drei Abläufe auf, die die Stellvertretung braucht. Die Stellvertretung arbeitet danach, und nach den Ferien wird ergänzt, was gefehlt hat. Nach ein paar Ferien ist das Wichtigste aufgeschrieben, ohne dass je ein Projekt daraus wurde.
Wie Sie eine einzelne Anleitung gut aufbauen, steht im Ratgeber Arbeitsanweisung schreiben.
Fazit
Bei einer Kündigung zählt die Zeit, nicht die Frist. Fangen Sie am ersten Tag an, kümmern Sie sich zuerst um das Seltene und Kritische, und lassen Sie die Nachfolge schreiben, während die abgehende Person vormacht und prüft. Zugänge gehören in einen Passwort-Manager, nicht in die Anleitung.