Der Monteur hat den Fehler an der Anlage nach einer Stunde gefunden. Er weiss jetzt genau, welches Ventil, welcher Handgriff, welche Reihenfolge. Aufschreiben will er es am Abend im Büro. Am Abend kommt ein Notfall dazwischen, am nächsten Tag der nächste Einsatz. Drei Wochen später erinnert er sich noch an «irgendwas mit dem Ventil».
Wissen geht nicht erst verloren, wenn jemand kündigt. Es geht verloren zwischen dem Moment, in dem jemand etwas herausfindet, und dem Moment, in dem er es aufschreibt. Dieser Ratgeber zeigt, wie Sie Abläufe direkt vor Ort mit dem Handy festhalten, so dass im Büro daraus eine brauchbare Anleitung wird.
Warum vor Ort und nicht später
- Die Details sind nur jetzt da. Welcher Schalter, welche Reihenfolge, welches Geräusch: das ist nach einer Stunde noch präzise, nach einer Woche nicht mehr.
- Die Fotos lassen sich nur jetzt machen. Das geöffnete Gehäuse, die Position des Hebels, das Typenschild: im Büro gibt es kein Foto mehr davon.
- Das Handy ist sowieso da. Wer erst einen Laptop holen muss, schreibt nicht.
Das Ziel vor Ort ist nicht die fertige Anleitung, sondern das Rohmaterial: Schritte, Fotos, ein Satz pro Schritt. Schön gemacht wird im Büro.
Gute Fotos in 30 Sekunden
- Übersicht und Detail. Zuerst ein Foto, auf dem man das Gerät erkennt, dann das Detail, um das es geht. Nur das Detail lässt die Leserin rätseln, wo das ist.
- Ein Foto pro Schritt. Nicht zehn Fotos am Schluss, sondern bei jedem Handgriff eines. So ist die Reihenfolge klar.
- Licht. Taschenlampe oder Handylicht auf das Detail, nicht gegen das Licht fotografieren. Ein unscharfes Foto im Keller ist schlimmer als keines.
- Typenschild fotografieren. Modell und Seriennummer helfen später, die richtige Anleitung und Ersatzteile zu finden.
- Ruhig halten. Kurz abstützen oder zweimal auslösen.
Diktieren statt tippen
Mit Handschuhen oder schmutzigen Händen tippt niemand gerne. Die Diktierfunktion der Handy-Tastatur (das Mikrofon-Symbol) wandelt Gesprochenes direkt in Text um.
- Ein Satz pro Schritt, mit Verb am Anfang: «Absperrventil links unten schliessen.»
- Satzzeichen mitsprechen, wenn das Handy sie nicht selbst setzt: «Punkt», «Komma».
- Zahlen und Masseinheiten deutlich: «Druck auf eins Komma fünf bar.»
- Kurz nachlesen. Diktierfehler sind vor Ort schnell korrigiert, im Büro oft nicht mehr zu entziffern.
Wichtig für den Datenschutz: Je nach Handy wird die Sprache dafür an den Dienst des Handy-Herstellers geschickt. Diktieren Sie deshalb keine Passwörter oder vertraulichen Kundendaten.
Wenn das Netz weg ist
Keller, Tiefgarage, Technikraum: genau dort, wo die Anlagen stehen, fehlt oft der Empfang. Achten Sie darauf, dass Ihre Lösung die Aufnahme auf dem Handy zwischenspeichert und erst sendet, wenn wieder Verbindung besteht. Nichts ist frustrierender als zehn Schritte, die beim Absenden verloren gehen.
Datenschutz vor Ort
- Keine Personen auf den Fotos, ausser es ist nötig und sie sind einverstanden.
- Kundendaten vermeiden: Bildschirme mit Namen, Adressen auf Paketen, Fahrzeugnummern.
- Keine Passwörter, weder im Text noch auf fotografierten Zetteln am Gerät.
- Was trotzdem auf einem Foto ist, wird im Büro geschwärzt, bevor die Anleitung freigegeben wird.
Im Büro: vom Rohmaterial zur Anleitung
- Ordnen. Stimmt die Reihenfolge? Fehlt ein Schritt zwischen zwei Fotos?
- Markieren. Ein Pfeil oder Rahmen auf jedem Foto zeigt, wo genau gegriffen wird.
- Text glätten. Diktierte Sätze kürzen, Fachbegriffe vereinheitlichen, Sicherheitshinweise vor die Schritte stellen.
- Prüfen lassen. Eine zweite Person liest. Am besten jemand, der den Ablauf nicht kennt.
- Freigeben. Mit Name und Datum. Ab dann gilt die Anleitung, auch für die nächste Person an derselben Anlage.
Wie eine fertige Anleitung aufgebaut ist, steht im Ratgeber Arbeitsanweisung schreiben.
Checkliste für die Aufnahme vor Ort
- ☐ Titel als Handlung: «Störung F12 an Wärmepumpe beheben»
- ☐ Übersichtsfoto des Geräts und Foto des Typenschilds
- ☐ Pro Handgriff ein Foto und ein Satz
- ☐ Sicherheitsrelevantes ausdrücklich festgehalten
- ☐ Keine Personen, Kundendaten oder Passwörter auf Fotos und im Text
- ☐ Diktierten Text kurz nachgelesen
- ☐ Ergebnis festgehalten: Woran erkennt man, dass es geklappt hat?
Fazit
Abläufe gehen zwischen Herausfinden und Aufschreiben verloren. Halten Sie sie deshalb gleich vor Ort fest: ein Foto und ein diktierter Satz pro Schritt, zwischengespeichert, wenn das Netz fehlt. Im Büro wird daraus mit Markierungen, Prüfung und Freigabe eine Anleitung, die auch die nächste Person versteht.