In fast jedem Betrieb gibt es Tätigkeiten, die nur eine Person wirklich beherrscht. Solange diese Person da ist, fällt das nicht auf. Sobald sie in den Ferien ist, krank wird oder kündigt, beginnen die Rückfragen, die Umwege und die Fehler.
Eine gute Arbeitsanweisung löst genau das: Sie hält fest, wie eine Tätigkeit richtig gemacht wird, so dass auch jemand anderes sie ausführen kann. In diesem Ratgeber erfahren Sie, was in eine Arbeitsanweisung gehört, wie Sie in sieben Schritten eine schreiben und welche Fehler Sie vermeiden sollten. Am Ende finden Sie eine Vorlage zum Kopieren.
Was ist eine Arbeitsanweisung?
Eine Arbeitsanweisung beschreibt eine einzelne Tätigkeit an einem bestimmten Arbeitsplatz, Schritt für Schritt. Sie richtet sich an die Person, die die Arbeit ausführt, und beantwortet die Frage: Wie mache ich das genau?
Im Alltag werden mehrere Begriffe durcheinander verwendet. Die Abgrenzung hilft, das richtige Dokument zu schreiben:
| Dokument | Beantwortet | Beispiel |
|---|---|---|
| Prozessbeschreibung | Was passiert in welcher Reihenfolge, wer ist beteiligt? | Ablauf vom Kundenauftrag bis zur Rechnung |
| Verfahrensanweisung | Wer ist wofür zuständig, welche Regeln gelten? | Umgang mit Reklamationen |
| Arbeitsanweisung | Wie führe ich diese Tätigkeit konkret aus? | Neuen Mitarbeiter-Laptop einrichten |
| Checkliste | Habe ich an alles gedacht? | Kontrolle vor Auslieferung |
In ISO-9001-zertifizierten Betrieben sind Arbeitsanweisungen Teil der dokumentierten Information. Sie lohnen sich aber genauso in jedem kleinen Betrieb ohne Zertifikat: überall dort, wo eine Tätigkeit selten, fehleranfällig oder sicherheitsrelevant ist, oder wo neue Leute eingearbeitet werden.
Aufbau: Was in jede Arbeitsanweisung gehört
Eine Arbeitsanweisung muss nicht lang sein, aber sie braucht immer dieselben Bausteine. Wer die Reihenfolge einhält, findet sich in jeder Anleitung des Betriebs sofort zurecht.
- Titel: die Tätigkeit als Handlung, z. B. «Drucker im Empfang neu verbinden» statt «Drucker».
- Kopfangaben: Nummer oder Kürzel, verantwortliche Person, Version, gültig ab, Status (Entwurf oder freigegeben).
- Zweck und Geltungsbereich: ein bis zwei Sätze, wofür die Anweisung gilt und wofür nicht.
- Voraussetzungen: benötigte Zugänge, Werkzeuge, Material, Schutzausrüstung, Vorkenntnisse.
- Sicherheitshinweise: vor dem ersten Schritt, nicht versteckt im Text.
- Arbeitsschritte: nummeriert, ein Schritt pro Handlung, mit Bild, wo es hilft.
- Ergebnis und Kontrolle: Woran erkenne ich, dass es geklappt hat?
- Was tun bei Problemen: häufige Fehler und wen man fragt.
Bei sehr kurzen Tätigkeiten dürfen Sie Punkte zusammenfassen. Titel, Schritte und Ergebnis fehlen aber nie.
In 7 Schritten zur Arbeitsanweisung
- Tätigkeit eingrenzen. Eine Anweisung, eine Tätigkeit. Wenn der Titel ein «und» braucht, sind es meist zwei Anweisungen.
- Die Person fragen, die es am besten kann. Lassen Sie sich die Tätigkeit vormachen, nicht nur erzählen. Beim Vormachen kommen die Handgriffe zum Vorschein, die beim Erzählen vergessen gehen.
- Währenddessen festhalten. Notieren Sie jeden Handgriff in Stichworten und machen Sie Fotos oder Screenshots. Schön formulieren können Sie später.
- Schritte ausformulieren. Pro Schritt eine Handlung, beginnend mit einem Verb: «Schalter auf AUS stellen.» Begründungen und Hinweise kommen nach der Handlung, nicht davor.
- Bilder markieren. Ein Pfeil oder Rahmen zeigt, wo geklickt oder gedrückt wird. Personendaten, Passwörter und Kundennamen schwärzen.
- Von jemand anderem testen lassen. Die beste Prüfung: Eine Person, die die Tätigkeit nicht kennt, führt sie nur mit der Anweisung aus. Wo sie zögert oder nachfragt, fehlt etwas.
- Freigeben und ablegen. Die verantwortliche Person prüft und gibt frei. Dann kommt die Anweisung an einen Ort, an dem sie alle finden, und die alte Version wird ersetzt, nicht daneben gelegt.
Für eine typische Anweisung mit 10 bis 15 Schritten rechnen Sie mit ein bis zwei Stunden, inklusive Test. Diese Zeit holen Sie bei der ersten Einarbeitung, die ohne Rückfragen auskommt, meist schon wieder herein.
Beispiel: Kaffeemaschine entkalken
Ein bewusst einfaches Beispiel, damit der Aufbau sichtbar wird. Es funktioniert in jedem Betrieb und lässt sich auf jede Maschine übertragen.
AA-07 · Kaffeemaschine Pausenraum entkalken Verantwortlich: Facility · Version 2 · gültig ab 1. November · Status: freigegeben
Zweck: Regelmässiges Entkalken verhindert Ausfälle und schlechten Kaffee. Gilt für die Maschine im Pausenraum, 2. Stock.
Voraussetzungen: Entkalkungstablette (Schrank unter der Spüle), Auffangbehälter mind. 1 Liter, ca. 30 Minuten.
Sicherheit: Entkalkungslösung nicht trinken. Bei Hautkontakt mit Wasser abspülen.
Schritte:
- Wassertank leeren und bis zur Markierung «MAX» mit frischem Wasser füllen.
- Eine Entkalkungstablette in den Tank geben und auflösen lassen (ca. 2 Minuten).
- Auffangbehälter unter Kaffee- und Dampfauslauf stellen.
- Taste «Pflege» 3 Sekunden gedrückt halten, bis «Entkalken» im Display erscheint.
- Mit «OK» starten. Die Maschine arbeitet nun selbständig (ca. 20 Minuten).
- Wenn das Display «Tank spülen» anzeigt: Tank ausspülen, frisch füllen, mit «OK» bestätigen.
- Auffangbehälter leeren.
Ergebnis: Das Display zeigt «Bereit», die Kalk-Anzeige ist aus.
Bei Problemen: Bricht der Vorgang ab, Maschine 1 Minute ausschalten und bei Schritt 4 neu beginnen. Sonst Facility melden.
In einer echten Anweisung gehört zu Schritt 4 ein Foto des Bedienfelds mit einem Pfeil auf die Pflege-Taste. Genau an solchen Stellen spart ein Bild mehr Erklärung als jeder Satz.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Besser |
|---|---|---|
| Mehrere Handlungen in einem Schritt | Schritte werden übersprungen | Ein Schritt, ein Verb |
| Fachjargon oder interne Kürzel | Neue Leute verstehen es nicht | So schreiben, wie Sie es einer neuen Lernenden erklären würden |
| «Natürlich»-Schritte weggelassen | Genau dort passieren die Fehler | Von jemand Unbeteiligtem testen lassen |
| Bilder ohne Markierung | Man sucht, wo man klicken soll | Pfeil oder Rahmen auf die Stelle |
| Warnung erst nach dem gefährlichen Schritt | Sie kommt zu spät | Sicherheitshinweise vor die Schritte |
| Kein Datum, keine Version | Niemand weiss, ob sie noch stimmt | Version, gültig ab, verantwortliche Person |
| Mehrere Kopien an verschiedenen Orten | Jemand arbeitet nach der alten | Eine Ablage, alte Versionen ersetzen |
Aktuell halten und wiederfinden
Die beste Arbeitsanweisung nützt nichts, wenn sie veraltet ist oder niemand sie findet. Drei Gewohnheiten machen den Unterschied:
- Eine Person ist verantwortlich. Sie wird informiert, wenn sich an der Tätigkeit etwas ändert, und passt die Anweisung an. Ohne Verantwortliche veraltet jede Anleitung.
- Änderungen laufen über eine Freigabe. Wer etwas ändert, setzt die Anweisung auf «in Prüfung». Erst nach der Freigabe gilt die neue Version. So ist immer klar, welche Fassung gilt.
- Es gibt genau einen Ablageort. Nicht eine Kopie im Ordner, eine im Mailanhang und eine ausgedruckt am Schwarzen Brett. Wer sucht, muss die gültige Version auf Anhieb finden, im Büro über eine Suche, an der Maschine am besten ohne Suchen.
Für Anweisungen, die an einem bestimmten Ort gebraucht werden, hat sich ein QR-Code direkt am Gerät bewährt: Handy hinhalten, Anleitung öffnet sich. Wichtig ist, dass der Code auf die jeweils gültige Fassung zeigt und nicht auf ein PDF, das irgendwann veraltet. Mehr dazu im Ratgeber QR-Codes an Geräten und Maschinen.
Vorlage zum Kopieren
# [Nummer] · [Tätigkeit als Handlung]
Verantwortlich: [Name/Funktion] · Version [x] · gültig ab [Datum] · Status: [Entwurf / freigegeben]
## Zweck und Geltungsbereich
[Wofür gilt diese Anweisung? Wofür nicht?]
## Voraussetzungen
- Zugänge / Berechtigungen:
- Werkzeug / Material:
- Schutzausrüstung:
- Zeitbedarf:
## Sicherheitshinweise
- [Gefahr und wie man sie vermeidet]
## Arbeitsschritte
1. [Verb + Handlung]
2. [Verb + Handlung]
3. [Verb + Handlung]
## Ergebnis
[Woran erkenne ich, dass es geklappt hat?]
## Bei Problemen
- [Häufiger Fehler] → [Lösung]
- Ansprechperson: [Name]
Fazit
Eine gute Arbeitsanweisung ist kurz, beschreibt eine einzige Tätigkeit, zeigt mit Bildern, wo es hingeht, und wurde von jemandem getestet, der die Arbeit nicht kannte. Entscheidend ist danach, dass sie aktuell bleibt und am richtigen Ort liegt.