Eine neue Mitarbeiterin beginnt am Montag. Sie bekommt einen Badge, einen Laptop und einen Ordner mit Betriebsregeln, Brandschutz und Sicherheitsvorschriften. Ob sie den Ordner liest, weiss niemand. Ein Jahr später passiert ein Unfall, und die erste Frage lautet: Wurde sie instruiert?
Dieser Ratgeber zeigt, was Arbeitgeber in der Schweiz bei der Unterweisung verpflichtet, was einen brauchbaren Nachweis ausmacht und wie Sie Weisungen so führen, dass jederzeit klar ist, wer welche Fassung kennt.
Was das Gesetz verlangt
Die Pflicht zur Unterweisung steht in der Verordnung über die Unfallverhütung (Art. 6 VUV). Sinngemäss verlangt sie:
- Alle Arbeitnehmenden im Betrieb werden ausreichend und angemessen über die Gefahren ihrer Arbeit informiert und über die Schutzmassnahmen angeleitet — auch Personen aus anderen Betrieben, etwa Temporäre.
- Das geschieht beim Stellenantritt und bei jeder wesentlichen Änderung der Arbeitsbedingungen, und es wird wiederholt, wenn nötig.
- Information und Anleitung finden während der Arbeitszeit statt und gehen nicht zulasten der Mitarbeitenden.
- Der Arbeitgeber sorgt dafür, dass die Massnahmen eingehalten werden.
Für den Gesundheitsschutz gilt dasselbe Prinzip nach dem Arbeitsgesetz (Art. 5 ArGV 3). Und unabhängig von der Sicherheit darf der Arbeitgeber allgemeine Weisungen erteilen, die Mitarbeitende nach Treu und Glauben befolgen müssen (Art. 321d OR): Betriebsregeln, IT-Richtlinien, Spesenregeln.
Eine bestimmte Form des Nachweises schreibt das Gesetz nicht vor. In der Praxis zählt nach einem Unfall oder einem Streitfall aber, was sich belegen lässt. «Das haben wir ihr am ersten Tag gesagt» ist schwer zu beweisen, ein unterschriebenes oder bestätigtes Dokument mit Datum nicht.
Unterweisung ist mehr als ein Dokument
Ein häufiges Missverständnis: Wer ein PDF verschickt, hat unterwiesen. Das genügt selten. Gute Unterweisung hat zwei Teile:
| Teil | Wozu | Beispiel |
|---|---|---|
| Zeigen und üben | Handgriffe, Schutzausrüstung, Verhalten im Notfall | Maschine sicher stillsetzen, Feuerlöscher bedienen |
| Schriftliche Weisung | Regeln festhalten, nachlesen, bestätigen | Sicherheitsvorschriften Werkstatt, Betriebsreglement |
Die schriftliche Weisung ersetzt das Zeigen nicht, aber sie macht es überprüfbar: Was wurde erklärt, in welcher Fassung, und wer hat bestätigt, sie zu kennen?
Eine Bestätigung «gelesen und verstanden» beweist im Übrigen, dass jemand die Kenntnis bestätigt hat, nicht, dass er alles verstanden hat. Bei gefährlichen Tätigkeiten gehört deshalb immer auch die praktische Instruktion dazu, am besten mit einer kurzen Kontrolle: Die Person macht es einmal vor.
Was ein brauchbarer Nachweis enthält
- Wer: Name der Person, nicht nur «das Team».
- Was: welches Dokument, in welcher Fassung. Ohne Fassung ist unklar, ob die Person die heutige Regel kennt oder die von vor drei Jahren.
- Wann: Datum der Bestätigung.
- Von wem freigegeben: wer die Weisung in dieser Fassung in Kraft gesetzt hat.
- Wer fehlt: Ein Nachweis ist erst vollständig, wenn auch sichtbar ist, wer noch nicht bestätigt hat.
Bewahren Sie Bestätigungen auf, auch wenn jemand den Betrieb verlässt. Gerade bei einem späteren Streitfall wird nach früheren Mitarbeitenden gefragt.
Wann neu bestätigt werden muss
Nicht jede Weisung braucht denselben Rhythmus. Bewährt hat sich:
| Anlass | Beispiel |
|---|---|
| Beim Eintritt | alle für die Stelle geltenden Weisungen |
| Bei einer neuen Fassung | geänderte Sicherheitsvorschrift, neue IT-Richtlinie |
| Jährlich | Brandschutz, Verhaltensregeln, Datenschutz |
| Bei einer neuen Tätigkeit | Wechsel in die Werkstatt, neue Maschine |
| Nach einem Vorfall | Beinaheunfall, Sicherheitsvorfall |
Wichtig ist der zweite Punkt: Ändert sich eine Weisung, gilt die alte Bestätigung nicht mehr für die neue Fassung. Wer das nicht nachführt, hat am Ende viele Unterschriften unter einem Text, der so nicht mehr gilt.
In 6 Schritten zum geführten Nachweis
- Weisungen sammeln. Welche Regeln gelten im Betrieb, und für wen? Oft liegen sie verstreut: im Personalordner, am Anschlagbrett, in einer Mail von 2021.
- Pro Weisung ein Dokument. Kurz, klar gegliedert, mit Sicherheitshinweisen vor den Schritten. Wie das geht, steht im Ratgeber Arbeitsanweisung schreiben.
- Freigeben. Die verantwortliche Person gibt die Fassung frei, mit Name und Datum. Erst ab dann gilt sie.
- Empfänger festlegen. Wer muss diese Weisung kennen: alle, eine Abteilung, bestimmte Funktionen? Temporäre und Lernende nicht vergessen.
- Bestätigen lassen, mit Frist. Jede Person bestätigt, dass sie die Fassung gelesen hat. Wer nach der Frist fehlt, wird erinnert.
- Nachführen. Neue Fassung, neue Runde. Jährliche Weisungen im Kalender oder im System vormerken.
Häufige Fehler
| Fehler | Folge | Besser |
|---|---|---|
| Unterschrift auf einem Sammelblatt ohne Fassung | Unklar, welche Regel bestätigt wurde | Fassung und Datum am Nachweis |
| Weisung geändert, alte Bestätigungen behalten | Niemand hat die neue Fassung bestätigt | Neue Fassung, neue Runde |
| Nur Festangestellte erfasst | Temporäre und Lernende fehlen | Empfänger nach Tätigkeit, nicht nach Vertrag |
| Nachweis im Mailordner | Bei Bedarf nicht auffindbar | Ein Ort, nach Weisung und Person sortiert |
| Nur das PDF verschickt | Kenntnis ist nicht belegt | Bestätigung pro Person |
| Bestätigungen bei Austritt gelöscht | Nachweis fehlt im Streitfall | Aufbewahren, auch nach Austritt |
Fazit
Das Gesetz verlangt, dass alle Mitarbeitenden beim Eintritt, bei Änderungen und bei Bedarf wiederholt unterwiesen werden — eine Form schreibt es nicht vor. Ein guter Nachweis hält fest, wer welche Fassung wann bestätigt hat und wer noch fehlt. Ändert sich die Weisung, beginnt die Bestätigung neu. Und bei gefährlichen Tätigkeiten gehört zur Bestätigung immer auch das Zeigen.
Dieser Ratgeber ersetzt keine Rechtsberatung. Für branchenspezifische Pflichten wenden Sie sich an die Suva, Ihren Branchenverband oder eine Fachperson für Arbeitssicherheit.